quinta, 26 novembro 3401
 
Documentador Portfolio - Benefícios




Configurações de metadados e processos de trabalho (trâmites de documentos) -  Configurações possíveis: São configuráveis, os conjuntos de metadados que contém propriedades relativas aos arquivos, também chamados de fichas. Existem no sistema, conjuntos (fichas) prontos contendo metadados básicos e também um conjunto elaborado de acordo com as recomendações do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos, sendo possível definir novas estruturas de fichas de acordo com a necessidade.




Cadastramento de documentos através de fichas pré configuradas pelo Administrador do Sistema. Este cadastramento pode ser efetuado documento a documento, ou em lotes de documentos previamente organizados, desta forma, os arquivos de documentos e suas informações ficam centralizados, evitando: perda de informações, indisponibilidade de documentos pela ausência de funcionários e todas as áreas da empresa são beneficiadas pela busca facilitada.
 PERMITE A GUARDA DE QUALQUER EXTENSÃO DE ARQUIVO (textos, imagens, vídeos...).


ACESSO VIA WEB
Segurança - As permissões de acesso aos documentos são atribuídas  de acordo com as regras definidas pelo órgão usuário.




CONSULTA ATRAVÉS DE SITES - Documentos guardados no Documentador,  que tenham permissão de acesso público podem ser consultados através de sites integrados.

INTEROPERABILIDADE - Possibilidade de integrar sistemas independente de Plataforma, com o  Documentador  - isto  permite que os documentos sejam guardados, geridos e recuperados através de um sistema cliente.



Assegurar a integridade de documentos via certificação digital.










Classificação de documentos – Os documentos são incorporados ao repositório e classificados através de Tabelas de Classificação Temporalidade e Destinação de Documentos (de acordo com o Decreto 2.866, de 22 de abril de 2004), propiciando o controle do ciclo de vida dos documentos, organização do acervo de forma a otimizar o armazenamento aproveitando e racionalizando espaço físico, evitando duplicidade e acúmulo de cópias desnecessárias dos documentos.




Controle de versões – É possível versionar documentos mantendo suas formas e conteúdos anteriores, criando histórico de versões.

 

CAIXA POSTAL - Integração com o sistema Expresso de Correio eletrônico, possibilitando enviar mensagens recebidas através do Expresso, para gestão e armazenamento no Documentador e publicar os anexos incorporados às mensagens no Acervo de documentos.
 


Controle das Áreas de Descartes e Lixeira - considera a política de segurança de descartes, ou seja, é possível recuperar o documento caso o usuário faça um descarte equivocado. O usuário pode trazer o documento de volta para seu local original na área de Acervo durante um determinado período após o descarte. Estas áreas são administradas pelo Gestor do Sistema e não se confundem com a eliminação de documentos prevista na Resolução Federal n. 7, de 20/05/1997 e Resolução 3.107, de 25 de setembro de 1995.



Pesquisa - Recuperação rápida do conteúdo guardado, pela busca em metadados (propriedades atribuídas ao documento, definidas nas fichas) e arquivos texto.
 

Visualização configurável – possibilidade de configuração do modo como o sistema deve se apresentar para determinado órgão usuário, ou seja, quais pastas, tabelas, trâmites, serão vistos por determinado usuário/órgão.
 


Histórico de transações efetuados nos documentos.





Disponibilidade de modelos de documentação padrão para gestão documentos em conformidade com o Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná elaborado pelo DEAP - Departamento Estadual de Arquivo Público.
 


Emissão de relatórios para gestão de documentos, em conformidade com o Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná - elaborado pelo DEAP - Departamento Estadual de Arquivo Público, de acordo com a legislação vigente.

 


Disponibilidade de documentação  para usuários em três formatos:
  • Manual, acessado através do próprio sistema para ajuda ao usuário sob o formato texto,
  •  Help - Link de ajuda
  •  Menu de ajuda rápida às funções básicas em formato vídeo.



 

Controle transações - registro das transações executadas com os documentos pelo usuário.
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